L’obtention de l’autorisation de travail et l’immatriculation aux services sociaux ne suffisent en elles-mêmes pour clôturer la procédure d’embauche d’un salarié et de surcroît étranger. Il existe un ensemble des formalités d’embauche que l’employeur doit respecter.

I. Quelles sont les formalités d’embauche ?

1. La recherche du futur salarié : L’employeur doit rédiger une offre d’emploi qui doit être datée et écrite en français (sauf exception). Cette annonce ne doit pas contenir des mentions discriminatoires car pour rappel, la discrimination est un délit pénal. L’employeur peut publier cette offre sur Pôle emploi.

2. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : L’employeur doit le déclarer au moyen de la “DPAE” qui est une mesure de simplification des obligations déclaratives pour l'employeur. C'est en effet une procédure systématique et nominative pour chaque salarié que l'employeur souhaite embaucher. Cette déclaration doit être faite avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant. L'employeur bénéficie grâce à cette déclaration d'une preuve de la date de l'embauche auprès des autorités de contrôle. 

3. La transmission des informations complémentaires au salarié: l’employeur doit :

• Remettre au salarié son contrat de travail écrit;
• Informer le salarié de l’existence du statut collectif en vigueur au sein de l’entreprise, des dispositifs collectifs d’épargne salariale, d’une mutuelle d’entreprise obligatoire, du bénéfice d’un entretien professionnel ;
• Remettre au salarié un livret d’épargne salariale;
• Donner au salarié les informations sur les risques professionnels et leurs préventions.

4. La tenue du registre unique du personnel : Le nouveau travailleur embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel de l’entreprise.

5. L’affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire : L’employeur est tenu d’affilier les travailleurs aux institutions des retraites complémentaires par une déclaration sociale nominative à tous les organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

7. L’organisation des examens médicaux : L’employeur est obligé d’organiser une visite d’information et de prévention ou un examen médical d’aptitude à l’embauche pour tous les salariés.

Lorsque le salarié est étranger, l’employeur doit non seulement respecter toutes ces formalités mais aussi effectuer une vérification préalable à l’embauche en demandant à la préfecture d’authentifier le titre de séjour du travailleur en question ensuite l’employeur doit demander une autorisation de travail pour ce futur salarié si son titre de séjour ne vaut pas autorisation de travail. Pour plus d’informations à ces sujets, voir nos articles relatifs à la vérification préalable à l’embauche et à l’autorisation de travail.

II. Quelles sanctions pour l’employeur qui ne respecte pas ces formalités d’embauche?

• une régularisation par l’Urssaf des cotisations de sécurité sociale non payées pour absence de déclaration;
• une pénalité de 1203 Euros par salarié concerné;
• des sanctions pénales car le défaut de déclaration est constitutif d’un délit de travail;

• une amende de 1500 Euros;
• une peine de prison de 4 mois et une amende de 3750 Euros en cas de récidive.